Nachhaltigkeit als Veranstaltungsziel

Bei den Helmholtz Sustainability Summits soll nicht nur zur Thematik Nachhaltigkeit in forschungsbezogenen und administrativen Fragestellungen in der Helmholtz-Gemeinschaft diskutiert werden, sondern soll die Thematik auch bei der Planung und Umsetzung dieser Veranstaltungen eine wichtige Rolle spielen. Daher werden schon bei der Planung vorab ökologische, ökonomische sowie soziale Aspekte berücksichtigt. Wir haben uns das Ziel gesetzt, diese drei Aspekte bei der Gestaltung der Summits in Einklang zu bringen, möglichst viele nachhaltige Maßnahmen umzusetzen und diese transparent zu kommunizieren.

Veranstaltungsmanagement

Damit die Helmholtz Sustainability Summis nachhaltig umgesetzt werden können, ist der Einsatz eines auf den Summit abgestimmten „Event-spezifischen“ Managementsystems unabdingbar. Dies beinhaltet Umweltbelastungen, finanzielle und soziale Auswirkungen bereits im Vorfeld entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu analysieren und zu optimieren. Der Nachhaltigkeitskoordinator der Helmholtz-Gemeinschaft ist zu eventspezifischen Nachhaltigkeits- und Umweltbelangen ausgebildet. Dabei berät und unterstützt dieser das Veranstaltungsteams an den jeweiligen Zentren, um möglichst viele nachhaltige Maßnahmen für die Veranstaltung umzusetzen. Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte erhalten damit bei der Planung, bei der Umsetzung bis hin zur Nachbearbeitung verstärkt Einzug. Die nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und die Messbarkeit definierter Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg für unser nachhaltiges Eventmanagement. Aus diesem Grund bevorzugen wir bei der Planung und Umsetzung der Helmholtz Sustainability Summits die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die nachweislich nachhaltig wirtschaften. Außerdem streben wir regionale Kooperationen an, wobei uns etablierte Zertifizierungen und Umweltkennzeichen ebenfalls wichtig sind. In der Zusammenarbeit mit Eventdienstleistern und Lieferanten ist es für uns entscheidend, dass die Menschenrechte ohne Einschränkung geachtet werden.

Nachhaltigkeit als Veranstaltungsziel

Bei den Helmholtz Sustainability Summits soll nicht nur zur Thematik Nachhaltigkeit in forschungsbezogenen und administrativen Fragestellungen in der Helmholtz-Gemeinschaft diskutiert werden, sondern soll die Thematik auch bei der Planung und Umsetzung dieser Veranstaltungen eine wichtige Rolle spielen. Daher werden schon bei der Planung vorab ökologische, ökonomische sowie soziale Aspekte berücksichtigt. Wir haben uns das Ziel gesetzt, diese drei Aspekte bei der Gestaltung der Summits in Einklang zu bringen, möglichst viele nachhaltige Maßnahmen umzusetzen und diese transparent zu kommunizieren.

Veranstaltungsmanagement

Damit die Helmholtz Sustainability Summis nachhaltig umgesetzt werden können, ist der Einsatz eines auf den Summit abgestimmten „Event-spezifischen“ Managementsystems unabdingbar. Dies beinhaltet Umweltbelastungen, finanzielle und soziale Auswirkungen bereits im Vorfeld entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu analysieren und zu optimieren.
Der Nachhaltigkeitskoordinator der Helmholtz-Gemeinschaft ist zu eventspezifischen Nachhaltigkeits- und Umweltbelangen ausgebildet. Dabei berät und unterstützt dieser das Veranstaltungsteams an den jeweiligen Zentren, um möglichst viele nachhaltige Maßnahmen für die Veranstaltung umzusetzen. Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte erhalten damit bei der Planung, bei der Umsetzung bis hin zur Nachbearbeitung verstärkt Einzug. Die nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und die Messbarkeit definierter Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg für unser nachhaltiges Eventmanagement.
Aus diesem Grund bevorzugen wir bei der Planung und Umsetzung der Helmholtz Sustainability Summits die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die nachweislich nachhaltig wirtschaften. Außerdem streben wir regionale Kooperationen an, wobei uns etablierte Zertifizierungen und Umweltkennzeichen ebenfalls wichtig sind. In der Zusammenarbeit mit Eventdienstleistern und Lieferanten ist es für uns entscheidend, dass die Menschenrechte ohne Einschränkung geachtet werden.

Beschaffung von Veranstaltungsleistungen nach Nachhaltigkeitskriterien

Einen nachhaltig zu organisierenden Summit braucht den Nachweis der Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Nachweise zur Herkunft der eingesetzten Materialien und Produkte sowie Informationen zur Umwelt- und Gesundheitspolitik und zur Geschäftsethik der beauftragten Dienstleister und Lieferanten sind absolute Grundlage, um als Veranstalter glaubwürdig und transparent zu sein. Nachhaltig zu beschaffen bedeutet für uns, Waren, Materialien und Dienstleistungen zu beziehen, die umweltschonend, ressourceneffizient und unter möglichst geringen gesundheitlichen Belastungen sowie sozialverträglichen Arbeitsbedingungen erbracht werden.
Da heutzutage die Lieferketten bis in die Länder der Dritten Welt reichen, verschaffen wir uns als verantwortlich handelnde Planer einen Überblick über die sozialen und ökologischen Standards unserer Veranstaltungspartner. Zudem wurde mit der Beauftragung des Dienstleisters vereinbart, dass über die anfallenden Personaleinsatzzeiten eine transparente Übersicht erstellt und vorgelegt wird. Bevorzugt werden nach einer Analyse Location, Hotels und Cateringbetriebe als auch Lieferanten und Eventdienstleister, die nachweislich nachhaltig wirtschaften und dabei einen möglichst kleinen ökologischen Fußabdruck hinterlassen! Durch die Kooperation mit lokalen Anbietern erzielen wir zudem eine positive Nachhaltigkeitswirkung für die Region.

Teilnehmermanagement

Über den DLR-Rahmenvertragspartner verwenden wir ein online-basiertes Multitool zur zentralen Verwaltung aller veranstaltungsrelevanten Daten, wie z. B. Teilnehmerregistrierung, -verwaltung und nutzen somit ein effizientes und nachhaltiges Werkzeug zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Hierbei profitieren wir vom papierlosen onlinebasierten Anmeldevorgang und verzichten auf Rückmeldungen per Fax.

Veranstaltungsorte und Unterkünfte

Neben Informationen zu Umweltzielen ist bei der Auswahl der Hotels und der Konferenzorte der Nachweis zur unternehmerischen Verantwortung für Nachhaltigkeit ausschlaggebend. Ebenso spielt die Fragestellung zu einem gelebten Diversity Management, zur Sozialkompetenz und Lohngerechtigkeit als auch zu dem Vorhandensein eines Prädikats „barrierefrei“ eine Rolle. Um den regionalen und lokalen Mobilitätsaufwand so gering wie möglich zu halten, wird die Unterkunft so gewählt, dass eine Anreise mit dem ÖPNV zum Veranstaltungsort möglich ist. Um die Kosten für die Miete des Veranstaltungsorts möglichst gering zu halten, wird meistens ein Konferenzzentrum ausgesucht, welcher zu einem Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft gehört. Ebenso wird darauf geachtet, dass der Veranstaltungsort barrierefrei zugänglich ist. All diese Kriterien werden schon bei der Auswahl des Veranstaltungsortes herangezogen.

Catering

Beim Catering achten wir bei der Auswahl der Cateringpartner auf Umwelt- und Sozialstandards. Ebenso wird bei der Zusammenstellung der Speisen auf die Verwendung von pflanzlichen und tierischen Lebensmitteln aus ökologischer Erzeugung geachtet. Vor allem regionale Speisen und Getränke werden gezielt ausgewählt. Auf Flugwaren aus Übersee, wie bspw. exotische Früchte, Fisch und Fleisch wird verzichtet. Damit auch die Freude am Genuss nicht zu kurz kommt, werden im Rahmen des Teilnehmermanagements, im Vorfeld der Bedarf an Speisen, kulturellen Spezifikas, Allergenen, bei den Gästen abgefragt. Zudem sollen die Gäste vor Ort über den Cateringpartner Informationen zur Nachhaltigkeit der Speisen und Getränke erhalten.

Inklusion

Menschen mit körperlichen, kognitiven und altersbedingten Beeinträchtigungen haben laut Gesetz das gleiche Recht auf Zugang zu einer Veranstaltung wie Menschen ohne Behinderung. Barrierefreiheit ist hierbei die erste Voraussetzung für eine gleichberechtigte Teilnahme. Im Rahmen des Teilnehmermanagements werden auf der Webseite der Veranstaltung entsprechende Hinweise und Bedarfsabfragen kommuniziert. Das Servicepersonal gibt den Teilnehmern und Teilnehmerinnen gerne kompetente Auskunft zu den barrierefreien Einrichtungen und der inklusiven Servicequalität bei der Veranstaltung.

Anreise und Mobilität

Im Rahmen des Teilnehmermanagements informieren wir rechtzeitig unsere Gäste über die Angebote zur klimafreundlichen Optimierung ihrer An- und Abreise. Wir fragen im Rahmen der Registrierung ab, wie die Anreise zum Veranstaltungsort (Flug, Zug, Pkw) erfolgen wird. Mit dem Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn reisen unsere Gäste einfach und komfortabel zum günstigen und bundesweiten Festpreis. Zudem reisen die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in den Fernverkehrszügen mit 100 % Ökostrom und verringern damit nachhaltig den CO2-Ausstoß unserer Veranstaltung. Informationen zu dem umfangreichen ÖPNV-Angebot unter Beachtung von greenmobility rundet unser umweltfreundliches Mobilitätskonzept ab.

CO2-Vermeidung, -Verminderung, -Kompensation

Die Berechnung der CO2 -Bilanz (Carbon Footprint) ist ein wesentlicher Baustein im Klimaschutz. Bei der CO2 -Bilanz der Helmholtz Sustainability Summits werden alle relevanten Treibhausgasemissionen berechnet und ausgewiesen. Die CO2 -Werte werden von atmosfair berechnet und die Kompensation erfolgt über den CDM-Goldstandard. Im Mittelpunkt der Bilanzierung steht die 1,5 tägige Veranstaltung inklusive Planungsaufwand. Hierzu werden die Besuchermobilität, Catering und Übernachtungen, der Energiebedarf, eingesetzte Materialien und Abfälle sowie die Logistikaufwendungen bilanziert. In diesem Sinne fließen vor allem die Aufwendungen der Partner und Dienstleister sowie Organisatoren in die Bilanzierung mit ein.