Sicherheitsregeln bei DESY im Umgang mit dem Coronavirus
Unsere Antwort auf Covid19 für einen sicheren 2. Helmholtz Sustainability Summit
Der 2. Helmholtz Sustainability Summit findet bedingt durch die COVID-19-Pandemie unter besonderen Hygiene- und Abstandsbedingungen statt. Zu diesem Zweck treffen wir Vorkehrungen und begrenzen die Teilnehmerzahl. Als Veranstalter wurde für den Summit ein detailliertes Hygienekonzept entwickelt, um Ihre Teilnahme so sicher und angenehm wie möglich zu gestalten. Folgende Maßnahmen gelten für den 2. Helmholtz Sustainability Summit und werden ggf. entsprechend den behördlichen Vorgaben kurzfristig nochmals angepasst.
Sie werden sicherlich gespannt sein, welche Maßnahmen wir zum Schutz Ihrer Gesundheit und Ihrer Daten getroffen haben. Die wichtigsten Aspekte haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Um das Risiko einer Ansteckung mit COVID-19 zu minimieren, benötigen wir auch Ihre Hilfe. Daher finden Sie im zweiten Abschnitt eine Übersicht über die allgemeinen Verhaltensregeln, die alle Gäste sowie das Organisationsteam einhalten müssen.
Vorab:
Die Teilnehmenden müssen sich bereits bei der Onlineregistrierung für einen Workshop und damit für eine feste Gruppe entscheiden. Ein Wechsel während des Summit in andere Gruppen ist ausgeschlossen. Die Einhaltung der hier beschriebenen Regeln wird bereits bei der Anmeldung als Einverständniserklärung abgefragt. Nur wer die Schutz- und Hygienevorschriften akzeptiert, ist berechtigt am 2. Helmholtz Sustainability Summit teilzunehmen.
Die Teilnehmenden erhalten, in Abhängigkeit der gewählten Workshops, zugewiesene Einlassorte und Einlassslots. Diese sind unbedingt einzuhalten.
Mindestens sieben Tage vor der Konferenz sollte risikorelevantes Verhalten, z. B. der Besuch von Großveranstaltungen, möglichst vermieden werden. Für Rückkehrer aus Risikogebieten gelten die Regelungen des RKI (siehe Link).
Ankunft/Registrierung vor Ort
Schritt 1 – Prüfung der 3-G-Regel
Alle Teilnehmenden müssen die 3-G Regel (geimpft, genesen, getestet) befolgen. Nachweise müssen vor der Registrierung vor Ort erbracht werden. Sollten die Teilnehmenden nicht genesen oder vollständig geimpft sein, muss ein PCR-Test nicht älter als 48 Stunden vorgelegt werden. Menschen mit Krankheits-Symptomen oder bei denen die Corona-Warn-App ein Risiko anzeigt, kann kein Einlass gewährt werden.
Schritt 2 – kontaktlose Registrierung
Die Registrierung vor Ort erfolgt kontaktlos. Die Teilnehmenden erhalten bei der Registrierung noch ein Infopaket. Dieses wird vorab durch Mitarbeitende des DESY vorbereitet und desinfiziert. Neben allgemeinen Informationen enthält das Paket auch Desinfektionsmittel und FFP2-Masken. Die fünf Workshops bleiben tagsüber separat. Die Namensschilder enthalten einen Verweis über den Workshop, den die Personen ausgewählt haben, um ein Wechseln zwischen den Gruppen zu verhindern. Namensschilder sind stets sichtbar zu tragen. Die Veranstaltung ist so konzipiert, dass die Teilnehmenden direkt von der Registrierung in die jeweiligen zugeordneten Workshops-Räume geführt werden.
Maskenschutz
Innerhalb von Gebäuden auf dem Weg in die Veranstaltungsräume, in allen öffentlichen Bereichen außerhalb der Veranstaltungsräume und in den Sanitäranlagen ist eine medizinische Maske zu tragen. Wenn Sie Ihre eigene Gesichtsmaske vergessen haben, erwartet Sie beim Check-in einen Ersatz. Alle Mitarbeitende vor Ort sind zudem angewiesen, medizinische Masken zu tragen.
In den Workshops
Die Zahl der Teilnehmenden wird auf 20 Personen pro Workshop begrenzt. Die maximale Personenzahl im Raum richtet sich nach der für den gewählten Raum unter Sicherheitserfordernissen möglichen Personenzahl, ausgewiesen durch Hinweisschilder am Eingang. Individuelle Hinweise zum Lüften der Seminarräume sowie zu den vorhandenen technischen Vorrichtungen sind auf Aushängen in den Räumen bekannt gemacht.
Die Trainer*innen, Moderator*innen und Workshopbetreuer*innen sind verpflichtet, zu kontrollieren, ob die Workshopteilnehmenden auch im „richtigen“ Workshop sitzen. Zu Beginn eines Workshops erfolgt an der Türe eine Zugangskontrolle durch zusätzliche Hilfskräfte. Vor Ort gibt es eine kontinuierliche Überwachung der Reinigungs- und Verhaltensregeln. An zahlreichen Stationen werden auch Desinfektionsmittel für die Teilnehmende bereitgestellt. Alle Kontaktflächen der Veranstaltungsräume, wie Türklinken oder Tische, werden regelmäßig mehrmals täglich desinfiziert.
Die Bestuhlung erfolgt unter Berücksichtigung der Abstandsregelungen (1,5 Meter). In allen geschlossenen Räumen besteht Maskenpflicht, bis die finale Sitzposition eingenommen wurde. Auf freien Flächen in den Räumen herrscht eine Maskenpflicht, sollten die Mindestabstände nicht eingehalten werden können. Auch die Methoden der Workshops werden entsprechend angepasst, so dass zu viel Bewegung im Raum und zu enges Miteinander-Arbeiten verhindert wird.
Die übergreifenden Veranstaltungsteile werden in die einzelnen Workshop-Räume live gestreamt.
Catering und Abendveranstaltung
Die Umsetzung des Versorgungskonzeptes (tagsüber in/an den Workshop-Räumen und während des abendlichen Get-Together) erfolgt in Absprache mit dem Caterer unter Beachtung der gültigen Gastro- und Veranstaltungsregeln, geregelt in § 9 der Hamburgischen SARS-CoV-2-Eindämmungsverordnung – HmbSARS-CoV-2-EindämmungsVO (2. Juli 2021).
Die Abendveranstaltung ist als gemeinsame Veranstaltung für alle Teilnehmende geplant. Diese findet Open-Air auf einer entsprechend großen Fläche statt. Es ist derzeit geplant ein vegetarisches BBQ anzubieten. Auch zur Abendveranstaltung wird eine Zugangskontrolle erfolgen, um zu verhindern, dass nicht an der Veranstaltung beteiligte Personen auf die Fläche kommen.
Allgemeine Verhaltensregeln
Der Helmholtz Sustainabiluity Summit sollte auch für vorbildliches Verhalten seiner Gäste ein Maßstab sein. Wir bitten Sie daher, die bekannten Regeln zu beachten. Vielen Dank.
- Tragen Sie Ihre eigene medizinische Mund-Nasen-Schutzmaske.
- Der medizinische Mund-Nasen-Schutz muss getragen werden, wenn sich mehrere Personen über einen längeren Zeitraum in einem Raum aufhalten und wenn dabei keine Mindestabstände gewährleistet werden können.
- Tragen Sie Ihre Maske auch an allen anderen Orten innerhalb der Gebäude (z.B. in den Sanitäranlagen)
- Beachten Sie die bekannten Abstandsregeln und Bodenmarkierungen
- Waschen Sie Ihre Hände regelmäßig und gründlich
- Kein Händeschütteln und keine Umarmungen
- Niesen Sie in Ihre Armbeuge.
- Entsorgen Sie Ihren persönlichen Abfall selbst.
- Bitte befolgen Sie die evtl. abweichenden Anweisungen durch das Orga-Team vor Ort.
Was passiert, wenn es einen plötzlichen Krankheitsfall gibt?
Für den unwahrscheinlichen Fall eines erkennbaren Infektionsverdachts bei einer Person mit COVID-19 werden folgende Maßnahmen getroffen:
- Sofortige Information aller am Workshop teilnehmenden Personen durch das Organisationsteam bei DESY.
- Ermittlung aller möglichen weiteren Kontaktpersonen während des Aufenthalts bei DESY und Einstufung des Kontaktgrades durch den Betriebsärztlichen Dienst. Als enge Kontakte gelten Kontakte im Nahfeld < 1,5 m ohne Schutzmasken länger als 10 Minuten, Gespräche < 1,5 m ohne Schutzmasken unabhängig von der Länge sowie der gemeinsame Aufenthalt von mehr als 10 min in schlecht belüfteten Räumen mit wahrscheinlich hoher Konzentration infek-tiöser Aerosole. Im Einzelfall berät der betriebsärztliche Dienst über die Kategorisierung.
- Meldung an das Gesundheitsamt durch den Betriebsärztlichen Dienst
Sollte die Veranstaltung zum Zeitpunkt des Bekanntwerdens der Infektion noch im Gange sein, muss die betroffene Person den Campus sofort verlassen und sich in Isolation begeben. Die Veranstaltung wird unverzüglich beendet und die oben genannten Maßnahmen in die Wege geleitet.